Ab dem 01.01.2025 wird die E-Rechnung auch in der Vermietung zum Pflichtprogramm und verändert den Rechnungsalltag für Vermieter:innen dauerhaft. Welche Pflichten Sie nun erfüllen müssen und warum die Umstellung auch Chancen und Vorteile bietet, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
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Inhaltsverzeichnis
- Was sind E-Rechnungen?
- Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für mich als Vermieter:in?
- Das gibt es zu beachten
- Handlungsempfehlungen für den Umgang mit E-Rechnungen
- Ihre Vorteile mit der E-Rechnung
Was sind E-Rechnungen?
Bei einer elektronischen Rechnung, kurz E-Rechnung, handelt es sich um ein standardisiertes elektronisches Dokument mit den gleichen Inhalten und Rechtsfolgen einer Rechnung auf Papier.
Es gibt zwei unterschiedliche deutsche Formate von E-Rechnungen:
- XRechnung (XStandard)
Die XRechnung ist ein strukturierter XML-Datensatz, der maschinell ausgelesen werden kann. Ein Beispiel einer XML-Rechnung siehst du hier. - ZUGFeRD (Hybride Rechnung)
Das Format ZUGFeRD ist eine sogenannte hybride Rechnung, bestehend aus einer XML-Rechnung und einem menschenlesbaren Teil, wie bspw. ein PDF-Dokument). Damit ist dieses Format für Mensch und Maschine lesbar.
Achtung – PDF, JPEG & Co sind keine E-Rechnungen!
Eine normale PDF-Datei ist keine E-Rechnung! Die PDF-Rechnung und auch alle weiteren nicht strukturierten elektronischen Dateien, wie JPEG, docx, tif, werden ab 01.01.2025 als sonstige Rechnungen bezeichnet.
Hintergrund der Einführung ist die Harmonisierung in der Europäischen Union. Betroffen ist daher auch eine Vielzahl anderer EU-Länder, denn mit der Digitalisierung sollen die digitalen Umsatzsteuer-Meldepflichten vollumfänglich reformiert und spätestens ab 01.01.2028 in allen Ländern der Europäischen Union in Kraft treten. In anderen EU-Staaten werden insofern auch andere anerkannte Rechnungsformate, wie beispielsweise Factur-X in Frankreich, verwendet.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für mich als Vermieter:in?
Fristen
Zum 01.01.2025 wurde die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmer:innen eingeführt. Da Sie als Vermieter:in als Unternehmer:in gelten, sind diese neuen Regelungen auch für Sie relevant.
B2B-Umsätze
E-Rechnungen gelten nur im Buissness-to-Buisness (kurz: B2B-Bereich), d.h. von Unternehmer:in zu Unternehmer:in.
Grundsätzlich gilt ab 01.01.2025, dass eine E-Rechnung auszustellen ist. Es gibt allerdings eine Reihe von Übergangsregelungen bis Ende 2027 hinsichtlich der Ausstellung von E-Rechnungen. Es wurden folgende drei aufeinanderfolgende Schritte beschlossen:
- Ab 01.01.2025 | Empfang von E-Rechnungen für alle Unternehmen
- Ab 01.01.2027 | Versand von E-Rechnungen für Unternehmen mit Umsatz in 2026 von mehr als 800.000 Euro
- Ab 01.01.2028 | Versand von E-Rechnungen für alle Unternehmen
Empfang
Beim Empfang gilt: ab 01.01.2025 muss jede:r Unternehmer:in E-Rechnungen entgegennehmen können. Einfach ausgedrückt: man braucht ein E-Mail-Postfach.
Pflichten als Vermieter:innen
Der Empfang von E-Rechnungen ist grundsätzlich obligatorisch für alle ab 01.01.2025, beim Versand der Rechnungen gibt es allerdings eine Besonderheit für viele Vermieter:innen.
Umsatzsteuerfreie Vermietung
Wenn Sie Ihre Immobilie umsatzsteuerfrei vermieten, also nicht zur Umsatzsteuer optieren, dürfen Sie Ihre Rechnungen und Mietverträge auch weiterhin, d.h. auch über die Übergangsfrist hinaus, in Papierform an Ihre Mieter:innen ausstellen.
Umsatzsteuerpflichtige Vermietung
Optieren Sie allerdings zur Umsatzsteuer müssen Sie E-Rechnungen ausstellen. Dies bedeutet, es muss wie bisher ein Mietvertrag abgeschlossen werden und zusätzlich für den ersten Teilleistungszeitraum (in der Regel der erste Monat der Vermietung) eine E-Rechnung, welche dem Vertrag beigefügt wird. Wenn sich Rechnungspflichtangaben ändern, muss eine neue E-Rechnung erstellt werden, beispielsweise bei einer Mieterhöhung.
Achtung: Wurde der Mietvertrag bereits vor dem 01.01.2027 in Papierform oder normaler PDF-Datei abgeschlossen, bleibt dieser weiterhin gültig. Nur, wenn sich Änderungen bei den Rechnungsangaben ergeben, wie Mieterhöhungen, ist eine zusätzliche E-Rechnung auszustellen.
Das gibt es zu beachten
Aufbewahrungsfristen
Für elektronische Rechnungen gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen wie für herkömmliche. Sie müssen Ihre Rechnungen also 8 Jahre archivieren, nachdem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Achtung: E-Rechnungen müssen elektronisch archiviert werden, die Aufbewahrung eines Ausdruckes ist nicht ausreichend.
Archivierung
Die elektronische Rechnung darf im Nachhinein nicht mehr veränderbar sein. Die Rechnung muss in elektronischer Form archiviert werden. Elektronische Rechnungen sind daher in dem Format aufzubewahren, in dem sie ausgestellt oder empfangen wurden. Die aufbewahrten Rechnungen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Es ist nicht zulässig, elektronische Rechnungen lediglich in Papierform aufzubewahren.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro dürfen weiterhin Papierrechnungen oder sonstige Rechnungen ausgestellt werden. Gleiches gilt für Fahrausweise, die unabhängig vom Rechnungsbetrag immer – egal in welchem Format – als Rechnung gelten.
Unternehmer:innen, die nur umsatzsteuerfreie Leistungen erbringen, dürfen ebenfalls weiterhin sonstige Rechnungen und Papierrechnungen ausstellen.
Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurde zudem entschieden, dass Kleinunternehmer:innen ebenfalls keine E-Rechnungen ausstellen müssen. Sie müssen aber ab dem 01.01.2025 empfangen und archivieren können.
Rechnungen, die an Privatpersonen oder an Unternehmer:innen für den privaten Bereich ausgestellt werden, sind grundsätzlich weiterhin Papierrechnungen auszustellen. Sofern der Empfänger aber zustimmt, kann auch ein anderes Rechnungsformat (z.B. E-Rechnung, PDF-Rechnung) verwendet werden.
Handlungsempfehlung für den Umgang mit E-Rechnungen
Zum Empfangen digitaler Rechnungen benötigen Sie als Vermieter:in ein E-Mail-Konto mit entsprechender E-Mail-Adresse. Um einen besseren Überblick zu behalten, empfehlen wir Ihnen eine eigene Adresse für Ihre Vermietungsangelegenheiten anzulegen und diese nicht über Ihr privates Konto laufen zu lassen.
Achtung: Bitte kontrollieren Sie den Posteingang Ihres neuen Kontos täglich.
Wenn Sie Ihre eigenen Rechnungen außerdem auch als E-Rechnung verschicken möchten, gibt es verschiedene Softwarelösungen, mithilfe derer Sie Ihre Rechnungen unkompliziert und rechtskonform im neuen Format erstellen können. Haben Sie aber einmal die Wahl der E-Rechnung getroffen, dann ist eine Rückkehr zur sonstigen oder Papierrechnung aber nicht mehr möglich.
Ihre Vorteile mit der E-Rechnung
Die E-Rechnungspflicht bringt auch viele Vorteile mit sich, von denen auch Sie als Vermieter:in profitieren können:
- mehr Transparenz dank Bearbeitungsstatus
- klare Standards für die Rechnungsstellung
- zuverlässige und schnelle Übermittlung der Rechnungen
- Wegfall von Papier- und Portokosten
- einfache Weiterleitung an Externe möglich
- schnelle und fehlerfreie Übertragung in Bankingsoftware
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Quellen:
