Was gibt es für Arbeitnehmer:innen bei der Steuererklärung zu beachten?

Mittlerweile gibt es für Arbeitnehmer:innen viele unterschiedliche Arbeitsmodelle und verschiedene Benefits werden eingeführt, die auch in der Steuererklärung abgebildet werden müssen. Deshalb zeigen wir Ihnen, welche Sachverhalte Sie prüfen sollten und wie Sie mithilfe unserer kostenlosen „Checkliste | Steuererklärung Arbeitnehmer:in“ die Steuererklärung optimal vorbereiten.

Checkliste | Steuererklärung Arbeitnehmer:in 

Folgende Sachverhalte empfehlen wir Ihnen zur Vorbereitung der Steuererklärung zu überprüfen bzw. zu ermitteln:

• Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
• Versteuerung des Firmenwagens
• Arbeitszimmer
• Homeoffice-Pauschale
• Kurzarbeit
• Auswärtstätigkeit
• Doppelte Haushaltsführung

► Kostenloses Extra für Sie: Checkliste | Steuererklärung Arbeitnehmer:in – Download (PDF)

Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

Wie viele Fahrten/Fahrttage hatten Sie zwischen Wohnung und Arbeitsstätte?

► Notieren Sie sich die Anzahl der Fahrten/Fahrttage.

Mit der Entfernungspauschale können Sie Ihre Fahrtkosten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte geltend machen. Sie erhalten 0,30 Euro pro Entfernungskilometer. Ab dem 21. Kilometer steigt die Pauschale auf 0,38 Euro.

Lesen Sie hier noch weitere Steuertipps für Pendler:innen: „Pendlerpauschale, Kfz-Versicherung, Unfallkosten: Was können Pendler:innen absetzen?“

Der Trend zum Homeoffice wirkt sich auf die Höhe der im Rahmen der Entfernungspauschale anzusetzenden Kosten aus. An Tagen, an denen Sie keine Fahrt von Ihrer Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte vornehmen, können Sie auch keine Fahrtkosten geltend machen. Demzufolge kann Ihre Entfernungspauschale durch mehr Homeoffice geringer ausfallen als in anderen Jahren.

Prüfen Sie die Anzahl der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.

Versteuerung des Firmenwagens

Wie viele Fahrten/Fahrttage hatten Sie zwischen Wohnung und Arbeitsstätte?

► Notieren Sie sich die Anzahl der Fahrten/Fahrttage.

Erhalten Sie vom Arbeitgeber ein Firmenfahrzeug, sind die privaten Fahrten mit einem geldwerten Vorteil zu versteuern. Der Steuerpflichtige hat die Möglichkeit die sog. Pauschalversteuerung zu wählen oder ein Fahrtenbuch, zu führen.

Führt der Steuerpflichtige kein Fahrtenbuch, wird im Rahmen der Lohnabrechnung der Vorteil für die Nutzung des Firmenwagens versteuert, nämlich die Privatfahrten mit 1 % des Bruttolistenpreises und zzgl. die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit 0,03 % des Bruttolistenpreises mal den Entfernungskilometern.

Wer häufig von Zuhause arbeitet, ist hier möglicherweise im Nachteil, denn bei der 0,03 %-Methode wird von 180 Fahrten bzw. 15 Fahrten im Monat ausgegangen. Haben Sie weniger als 15 Fahrten im Monat, können Sie für die Fahrten Wohnung – erste Tätigkeitsstätte statt der 0,03 % Regelung aber auch eine Einzelbewertung beantragen. Hierfür müssen Sie die Tage angeben, an denen Sie tatsächlich zu Ihrer ersten Tätigkeitsstätte gefahren sind. Dann müssen Sie nur 0,002 % des Listenpreises pro Entfernungskilometer ansetzen. Sie müssen somit weniger für die Fahrten Wohnung – erste Tätigkeitsstätte versteuern.

Arbeitszimmer

Haben Sie ein Arbeitszimmer (extra abgeschlossener Raum) und stellt dieses Ihren Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit dar?

► Falls ja, füllen Sie bitte den „Berechnungsbogen | Häusliches Arbeitszimmer“ aus.

Ein separater Raum in der eigenen Wohnung, der weit überwiegend beruflich und nicht oder nur ganz gering privat genutzt wird, kann als sog. häusliches Arbeitszimmer berücksichtigt werden. Die auf diesen Raum entfallenden anteiligen Kosten können bis zu einem Höchstbetrag in Höhe von 1.250 Euro angesetzt werden, wenn für die betreffende Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Stellt das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit dar (z.B. gleichwertige Tätigkeit im Homeoffice und Büro und mind. 3 Tage pro Woche im Homeoffice), können die Kosten für das Arbeitszimmer in voller Höhe berücksichtigt werden. Dabei kommt es nicht auf den anderen Arbeitsplatz an.

Änderungen seit 2023:

Wenn das Arbeitszimmer den Tätigkeitsmittelpunkt Ihrer Arbeit darstellt, haben Sie nun die Wahl:

• Ermittlung und Abzug der tatsächlich angefallenen Kosten
• Pauschale in Höhe von 1.260 Euro

Stellt das Arbeitszimmer nicht den Tätigkeitsmittelpunkt dar, können Sie nur noch die Homeoffice-Pauschale in Anspruch nehmen.

Weiter Infos zum Arbeitszimmer lesen Sie hier: „Arbeitszimmer absetzen – Alle Voraussetzungen und Möglichkeiten auf einen Blick“

Homeoffice-Pauschale

(kein Arbeitszimmer, z. B. Nutzung Arbeitsecke)

An wie vielen Arbeitstagen waren Sie ausschließlich im Homeoffice tätig?

► Notieren Sie sich die Anzahl der Arbeitstage im Homeoffice.

An wie vielen Tagen waren Sie am selben Kalendertag im Homeoffice und bei der Arbeitsstätte tätig?

► Notieren Sie sich die Anzahl der Arbeitstage.

Die Homeoffice-Pauschale liegt ab 2023 bei 6 Euro pro Tag und maximal 1.260 Euro jährlich. 2022 betrug die Pauschale 5 Euro pro Tag bis maximal 600 Euro jährlich. Damit sollen im Homeoffice entstandene Kosten abgegolten werden, also insbesondere anteilige Mietkosten oder Abschreibungen, Reinigungskosten, Kosten für Wasser, Strom und Heizung.

Die Homeoffice-Pauschale bietet Ihnen als Arbeitnehmer:in den großen Vorteil, dass Ihr Arbeitszimmer keine Voraussetzungen erfüllen muss. Sie können die Pauschale auch beanspruchen, wenn Sie beispielsweise daheim an Ihrem Küchentisch arbeiten.

In unserem FAQ beantworten wir die wichtigsten Fragen dazu: „FAQ Homeoffice-Pauschale“

Außerdem können Sie als Arbeitnehmer:in noch weiterhin die Kosten für Arbeitsmittel oder Telefonkosten, die sie bei der Arbeit zuhause getragen haben als Werbungskosten ansetzen.

Nachweis für Homeoffice-Tage

Sollte das Finanzamt den Angaben zur Homeoffice-Pauschale in der Steuererklärung nicht folgen und eine Bescheinigung zu den Homeoffice-Tagen anfordern, können Sie folgende Bestätigung von Ihrem Arbeitgeber unterzeichnen lassen und anschließend dem Finanzamt vorlegen:
Bestätigung Homeoffice – Download (PDF)

Kurzarbeit

Das Kurzarbeitergeld ist zwar steuerfrei, erhöht jedoch aufgrund des Progressionsvorbehaltes Ihren Steuersatz auf Ihre steuerpflichtigen Einkünfte, etwa Ihren Arbeitslohn. Hierdurch kann sich leider oft eine Steuernachzahlung ergeben. Daher müssen Sie auf jeden Fall eine Einkommensteuererklärung abgeben, wenn Sie im Jahr mehr als 410 Euro Kurzarbeitergeld bezogen haben.

Andererseits erfreulich: die Zuschüsse Ihres Arbeitgebers zum Kurzarbeitergeld sind steuerfrei. Und wenn Sie zeitweilig der „Kurzarbeit Null“ unterfallen und keinen Teilzeitlohn erhalten, können Sie auch mit einer Steuererstattung rechnen.

Alle wichtigen Fragen zum Thema Kurzarbeit beantworten wir in unseren Blogbeiträgen:

• Kurzarbeit wegen Corona – Antworten auf die häufigsten Fragen
• Kurzarbeit und Steuererklärung: Das sollten Sie wissen!

Auswärtstätigkeit

(z. B. Leiharbeitnehmer:innen, Bauarbeiter:innen, Monteure:innen)

Sind Sie für einen längeren Zeitraum an einem Ort tätig (z. B. Dauerbaustelle) und suchen Sie diesen für mind. 4 Wochen (zusammenhängender Zeitraum) nicht auf (z. B. Urlaub, andere Baustelle)?

► Falls ja, notieren Sie den/die Zeitraum/Zeiträume.

Wenn Sie als Monteur:in, Leiharbeitnehmer:in oder Außendienstmitarbeiter:in tätig sind, haben Sie oftmals keine erste Tätigkeitsstätte, die Sie täglich aufsuchen. Es ist sodann die Rede von einer Auswärtstätigkeit. Ist dies bei Ihnen der Fall, können Sie nicht nur die Entfernungspauschale berücksichtigen, sondern die doppelte Entfernungspauschale bzw. die Kosten für Hin- und Rückfahrten.

Wenn Sie wegen Kurzarbeit jedoch weniger gearbeitet und demnach die Baustelle nicht aufgesucht haben, können Sie nun auch nur weniger gefahrene Kilometer angeben. Entsprechend werden auch weniger Fahrtkosten als Werbungskosten in der Steuererklärung berücksichtigt.

Allerdings kann sich aus der Kurzarbeit auch ein steuerlicher Vorteil für Sie ergeben. Bei Auswärtstätigkeiten können Sie Verpflegungsmehraufwendungen ansetzen. Dies ist auf drei Monate begrenzt, was bedeutet, dass die Aufwendungen ab dem vierten Monat nicht mehr berücksichtigt werden. Hatten Sie jedoch eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen, in denen keine Bauarbeiten bzw. die gleiche Auswärtstätigkeit aufgesucht wurde, können Sie die drei Monate Verpflegungsmehraufwendungen erneut in Anspruch nehmen.

Doppelte Haushaltsführung

Wie viele Fahrten/Fahrttage hatten Sie zwischen Wohnung (doppelter Haushalt) und Arbeitsstätte?

► Notieren Sie sich die Anzahl der Fahrten/Fahrttage.

Wie viele Familienheimfahrten hatten Sie im Veranlagungszeitraum? 

► Notieren Sie sich die Anzahl der Familienheimfahrten.

Haben Sie den doppelten Haushalt für mind. 4 Wochen (zusammenhängender Zeitraum) nicht aufgesucht?

► Falls ja, notieren Sie den Zeitraum/die Zeiträume.

Unterhalten Sie am Ort der ersten Tätigkeitsstätte eine Zweitwohnung, können die Unterkunftskosten bis zu einem Höchstbetrag von 1.000 Euro monatlich abzugsfähig sein. Hinzu kommen die Kosten für Hausrat und Einrichtungsgegenstände.

Doch was geschieht, wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen empfiehlt übergangsweise im Homeoffice zu arbeiten, obwohl der Arbeitsplatz im Büro eigentlich nutzbar wäre oder Sie wegen Kurzarbeit den Ort Ihrer Arbeitsstätte nicht aufsuchen müssen? Die Zweitwohnung am Ort der ersten Tätigkeitsstätte würde in beiden Fällen nicht regelmäßig oder gar nicht genutzt werden, die Mietkosten fallen jedoch trotzdem an.

Grundsätzlich ist für die steuerliche Berücksichtigung einer Zweitwohnung eine „berufliche Veranlassung“ § 9 Abs. 1 Nr. 5 EStG notwendig. Die tatsächlich angefallenen Kosten können Sie auch weiterhin als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen.

Allerdings werden Sie ggf. weniger Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie Familienheimfahrten haben. Somit reduzieren sich Ihre Werbungskosten in der Steuererklärung. Nichtsdestotrotz gilt auch hier die Regel: Liegt eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen vor, können Sie für den Aufenthalt in der Zweitwohnung erneut Verpflegungsmehraufwendungen für drei Monate steuerlich berücksichtigen.

Kostenloses Extra für Sie

Checkliste | Steuererklärung Arbeitnehmer:in – Download (PDF)

Laden Sie sich unsere praktische Checkliste für die Steuererklärung mit den Besonderheiten wegen Corona einfach als PDF herunter. Mithilfe der Checkliste können Sie sich nochmal einen Überblick über die relevanten Änderungen und Hinweise zur Steuererklärung wegen Corona verschaffen und Punkt für Punkt abhaken, sodass Sie nichts vergessen.

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